Henkilötietoja käsittelevät asiakkaan kanssa työsuhteessa olevat työntekijät. Henkilötietojen käsittelyyn valmistettu ohjelmisto käsittelee tietoja henkilötietojen käsittelijöiden antamien komentojen mukaan. Henkilötietojen käsittely on rajoitettua ja valvottua.
Toimittaja on valmistanut ohjelmiston asiakkaan henkilöstö- ja kalustoresurssien hallintaa helpottamaan ja tehostamaan.
Toimittaja:
Asiakas:
Henkilötietoja käsitellään työsuhteen velvoitteiden noudattamiseksi. Henkilö liitetään työvuoroon työvuorokiertojen perusteella tai esimiehen toimista jonkin äkillisen tilanteen seurauksena.
Kuljettajat tallentavat järjestelmään vikailmoituksia. Vikailmoituksien yhteydessä järjestelmään jää tieto henkilöstö, joka on vian ilmoittanut, jotta korjaamon työnjohtaja tietää keneltä voi kysyä lisätietoja vikaa koskien. Kun työmääräys johon vika on liitetty, tallennetaan palautetuksi, niin vikailmoituksesta poistuu vian ilmoittaneen henkilön henkilönumero.
Työmääräyksien palauttamisen yhteydessä kirjataan korjattujen toimenpiteiden lisäksi asentajan käyttämät työtunnit työmääräykseen. Työmääräyksistä muodostuu ajoneuvojen huoltohistoria, jossa on nähtävissä autoa korjanneiden henkilöiden nimet sekä työhön käytetty aika.
Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän määrittämien aikojen mukaisesti, kuitenkin enintään kirjanpitolainsäädännön määrittämän ajan tiedon tallentamisen ajankohdasta laskien. (Kirjanpitolaki 30.12.1997/1336 Luku 2, 10 §)
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat henkilönumero, suku- ja etunimi, käyttöoikeuden laajuus, henkilönumeroon päivämäärävälillä liitetyt luottokortit, yhtiön puhelinnumero, oma puhelinnumero sekä kulkutunniste, poissaolojen ajankohdat ja laatu, työvuoron aloitus- ja lopetusaika, työvuoro ja työvuoron auto, ammattipätevyyden voimassaoloaika ja käydyt kurssit sekä sähköpostiosoite PWA-ohjelman käyttöä varten.
Ohjelma kysyy lupaa sijaintitietojen hakemiselle aloitettaessa tai lopetettaessa työvuoroa. Näin tarkastetaan, että ollaan työn aloittamispaikalla. Puhelimen sijaintitietoa ei tallenneta koskaan.
Henkilötiedot kerätään suoraan henkilökunnalta työsuhteen alkaessa ja työsuhteen aikana.
Tiedot tallennetaan relaatiotietokantaan, joka sijaitsee Suomessa. Tällä hetkellä käytössä on Scene Group Oy:n webhotellipalvelin Suomessa. Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti. Vain tunnistettaan tai salasanaa käyttämällä työntekijällä voi kirjautua tietokoneella työnantajan varikolla järjestelmään ja tarkastella itsestään tallennettuja tietoja. Niitä ovat työvuoroluettelo ja työaikakirjaukset, loma- ja sairauspoissaolot sekä työntekijän ilmoittamat pesu- ja vikailmoitukset. Samoihin tietoihin pääsee myös PWA-mobiilisovelluksella, kun työntekijä on tehnyt käyttäjätunnuksen hyödyntäen sähköpostiosoitettaan tunnuksena ja järjestelmään rekisteröityä puhelinnumeroa, jolle on sallittu PWA-ohjelman käyttäminen.
Kaikki tiedot ohjelman ja palvelimen välillä siirretään suojatun yhteyden kautta (https). Tietokannan varmuuskopioinnin tekee Scene Group Oy kerran vuorokaudessa. Palvelintiloissa on UPS-akkujen lisäksi diesel-käyttöiset varageneraattorit. Niillä sähköä voi tuottaa kuukausienpituisia jaksoja.
Esimiehillä, hallimestarilla sekä johtajilla on käytössä tunnukset, joilla pääsevät kirjautumaan ohjelmistoon salasanan avulla. Käyttöoikeuksia voidaan rajata tunnuksien perusteella.
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. PWA-sovelluksen kautta henkilö näkee tekemänsä vika- ja pesuilmoitukset sekä tankkaustapahtumat. Lisäksi nähtävillä on työvuorojen aloittamis- ja lopettamisajat sekä kirjatut poissaolot ja niiden laatu
Muilta osin noudatetaan IT2018 Erityisehtoja henkilötietojen käsittelystä (EHK) sekä IT2018 Yleisiä sopimusehtoja (YSE) sekä EU:n tietosuoja-asetusta.
Rekisterinpitäjälle on toimitettu erikseen henkilötietojen käsittelysopimus ja palvelunkuvaus henkilötietojen käsittelystä.
Helsingissä 27.12.2020
Joakim Selander
JS Ohjelmistot ja palvelut